個人事業主やフリーランスがクラウドPBXを導入する4つのメリット｜選ぶ際のポイントとは
多くの企業で導入されているPBXですが、規模の小さい個人事業主やフリーランスが導入するメリットはあるのでしょうか。
PBXの導入にあたっては、どの事業でもメリットが大きいわけではありません。PBXの種類によっては個人事業主には向かないものもあります。比較的小さな事業でPBXを導入する場合には、クラウドPBXがおすすめです。
この記事では、個人事業主やフリーランスがクラウドPBXを導入する4つのメリットのほか、サービスを選ぶ際のポイントを解説します。
PBXの導入で迷っているのであれば、ぜひ参考にしてみてください。
クラウドPBXの仕組み
PBX（Private Branch eXchange：電話交換機）には、さまざまな種類があります。そのなかの一つがクラウドPBXです。
従来のPBXは、拠点となるオフィスに主装置を設置し、電話線を張り巡らせることで主装置と電話機を接続していました。
一方クラウドPBXは、クラウド上に主装置のシステムを構築するため、物理的な機器や電話線が必要ありません。さらに、社外でも会社の電話番号を利用できます。
特に、昨今はリモートワークが促進されていることもあり、社外で電話を発着信する機会が多くなってきました。こうした場合、クラウドPBXを導入すればオフィスに出社することなくリモート先で顧客対応が可能です。
個人事業主やフリーランスがクラウドPBXを導入するメリット
クラウドPBXを導入するメリットには、どのようなものがあるでしょうか。それぞれ解説をしていきます。
導入・運用コストが安い
クラウドPBXの大きなメリットは、導入費用が安価なことです。例えば、従来のビジネスフォンの導入には数十万円から数百万円の初期費用が発生します。
これだけの金額になると、多くの個人事業主やフリーランスには負担が大きすぎて導入を検討できないでしょう。一方、クラウドPBXの初期費用は、サービスを展開するベンダーにもよりますが、数千円から数万円ほどです。
ただし、別途月額費用が発生するため、利用期間や料金によっては割高になる可能性もあります。それでも、初期費用が安いというのは導入のハードルは下がるでしょう。
また、一般的に会社の電話を社外で受けるには転送が必要です。クラウドPBXであれば転送の必要はなく、スマートフォンを子機として使用し外出先でも電話を受けられます。
新しい子機の購入費用や転送費用は発生しないため、コスト削減につながります。
短期間で利用開始できる
ビジネスフォンであれば、主装置や電話回線の配線など、利用開始までにさまざまな工事が必要です。そのため、申し込みから利用開始までは早くとも1ヵ月ほどかかり、スケジュール調整がうまくいかなければ2か月ほど待つこともあります。
個人事業主やフリーランスであれば業務開始まであまり時間はかけられないでしょう。
しかしクラウドPBXの場合、一般的には申し込みから数日で利用開始できます。さらに導入の早さだけではなく、工事の必要がないという部分もメリットです。
工事が必要であれば、オフィスや作業場で仕事ができないなどといった何らかの制限を受けるため、個人事業主としては損失が発生するかもしれません。クラウドPBXは短期間で利用開始できるだけではなく、工事の調整や立ち会いなど、そのほかの面倒な手順も簡略化してくれます。
固定電話を準備する必要がない
従来は、会社に電話機を設置することは当たり前であり、電話機がなければ電話の発着信はできませんでした。電話機自体も安いものではなく、初期費用としては高くなりがちでした。
クラウドPBXであれば、スマートフォンやタブレット、パソコンを電話として使用できます。もちろん、これらの機器を購入すると電話機より費用がかかってしまうことも考えられますが、仕事をするうえではすでに所持していることが多いでしょう。
電話機は家庭用であれば安いものもありますが、業務用となると、内線転送など各種機能が充実した商品を選ばなければいけません。
こうした業務用の電話機は1台数万円ほどかかるため、設置する台数によっては大きな出費になるでしょう。
しかし、すでにある機器を業務利用できれば、固定電話を新たに準備する必要はありません。
事務所移転や事業拡大にも柔軟に対応できる
従来のビジネスフォンであれば、オフィスの移転時にはあらためて電話回線等の工事をする必要がありました。
これは、物理的な機器や電話線を使用しているからであり、個人では対応できません。
そしてオフィスの移転時は、電話番号が変わってしまうことも懸念材料になります。通常、オフィスが遠くに移転した場合には電話番号も変更しなくてはいけません。
それにともない、Webサイトやパンフレットに記載している電話番号も修正が必要です。さらに、取引先各社にも新たな電話番号を伝える必要が出てくるなど、追加の作業が増えてしまいます。
また、オフィス内の模様替えをする場合も、電話線や機器が邪魔で簡単にはできないでしょう。
その点クラウドPBXであれば、主装置や電話線を使用しないため、オフィスの移転や模様替えなども非常に手軽で電話番号の変更も必要ありません。
そのほか、ビジネスフォンであれば従業員の増加や事業の拡大時に電話機を追加購入する必要が出てきます。しかし、クラウドPBXであれば、拡大した分の社用スマートフォンを用意するだけで電話番号も変える必要はありません。
ただし、固定電話番号をクラウドPBXに引き継ぐにはいくつかの条件があるため、詳しくは契約するベンダーに確認してください。
クラウドPBXを選ぶ際にチェックすべきポイント
クラウドPBXは一つのサービスではなく、ベンダーによって内容が異なります。
自分の事業に合ったサービスなのかどうかを判断する際には、以下5つのポイントをチェックしましょう。
料金
最も大切なのは料金です。いくら機能が素晴らしくても、料金が高くなってしまえば導入を断念せざるを得ません。
特にクラウドPBXの場合、導入して終わりではなく月額費用も発生します。初期費用の安さだけで導入を決めるのではなく、毎月かかるランニングコストも計算してから申し込みましょう。
また、サービスによっては、基本プランに含まれていないオプション機能を設定していることがあります。必要な機能がオプション扱いだと、想定以上の料金になるかもしれません。
まずは確実に必要な機能だけを選択し、トータルコストを考えて利用しながら、必要であれば機能の追加を検討してみてください。
通話品質
クラウドPBXはインターネット回線を利用することから、電話回線を利用するビジネスフォンより通話品質で劣ることがあります。通話品質の低下は、さまざまな要因により発生するため、一概に何が悪いとはいえません。
単純に利用しているインターネット回線の通信状態が通話品質に影響を与えることもあれば、ベンダーのサーバー状態が影響している可能性も少なくありません。まずは、ベンダーの無料トライアルなどを利用し、通話品質を確かめましょう。
もし、どのベンダーを選んだら良いのかわからない場合は、「クラウドPBX SPICA」を検討してみてください。総務省の通話品質基準で最高ランクのクラスAを獲得しており、試用期間も用意しています。
クラウドPBXのベンダー自体に詳しくないのであれば、まずは試してみてはいかがでしょうか。
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電話番号を引き継げるか
将来的にオフィスの移転を考えている場合は、固定電話番号を引き継げるかも確認しておいてください。クラウドPBXで電話番号を引き継ぐには、いくつかの条件をクリアしなくてはいけません。
- ベンダーが市外局番の引き継ぎに対応していること
- 契約している電話番号がベンダーの対応条件を満たしていること
上記の2つは、どちらもベンダーが対応しているかどうかが条件です。そのため、自分で引き継ぎが可能かどうかを調べるのではなく、まずは利用を検討しているベンダーに問い合わせてみましょう。
クラウドPBXの導入を検討しているということは、電話をよく利用する事業者である可能性が高いでしょう。
そのため、安易に電話番号を切り替えてしまうとWebサイトを含む自社の情報修正、取引先各社への連絡など、手間のかかる作業が増えてしまいます。
電話番号の引き継ぎに関しては面倒でも、導入を検討しているベンダーへ必ず確認しましょう。
ベンダーのサポート体制
導入する際の費用も大切ですが、安いからといってサポートのないベンダーを選ぶのは危険です。導入の際はある程度の知識がないと難しいことが多く、利用し始めてからもトラブルが発生するかもしれません。
そのため、導入時だけではなく導入後のサポート体制が十分かどうかも確認しましょう。
またサポートの受付時間もチェックしたいポイントです。早朝や夜間、休日にもサポートに対応していれば、事業の機会損失を減らせます。そのほか、サポート方法が電話だけではなく、メールやチャットなど、柔軟に対応していることも重要です。
セキュリティレベル
クラウドPBXは電話回線ではなくインターネット回線を使用するため、セキュリティ対策が重要です。サイバー攻撃を受けた場合には、情報漏洩のリスクもあります。
セキュリティインシデントを防ぐには、利用するデバイス自体のセキュリティ対策も必要ですが、クラウドPBXのベンダー側の対策も重要です。
基本的には、クラウドPBXの導入実績が多いベンダーを選び、さらにセキュリティ対策についても問い合わせてみましょう。まったくセキュリティ対策をしていないベンダーはないと考えられますが、各社取り組みに違いはあります。
顧客情報などが流出してしまった場合には、事業を継続できなくなるほどの影響を与えるかもしれません。セキュリティ対策は安易に考えるのではなく、できるだけセキュリティレベルの高いベンダーを選びましょう。
まとめ
個人事業主やフリーランスでも、電話を頻繁に使う事業を展開しているのであれば、PBXは業務の効率化につながるでしょう。さらにクラウドPBXであれば導入費用も低く抑えられ、コスト削減にもつながります。
しかし、クラウドPBXを提供しているベンダーはいくつもあるため、選ぶのは大変かもしれません。もし、導入するベンダーに迷っているのであれば、「クラウドPBX SPICA」がおすすめです。
スマートフォンだけで利用できるのはもちろん、お試し期間を設けていることから、自分にあったサービス内容かどうかを確認できます。
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