クラウドPBXでスマートフォンはより便利になる！スマートフォンで使うメリットや注意点を解説

近年、外線接続の管理・制御や、内線同士の接続を行なう装置であるPBXがビジネスシーンで活用されています。このPBXをクラウド化すれば、固定電話機だけでなくスマートフォンの内線化も可能です。

今回は、スマートフォンを内線化するメリットや、内線化する方法などについて詳しく解説します。

クラウドPBXとスマートフォンは組み合わせると便利に！

まず重要なのは、クラウドPBXの仕組みについて理解しておくことです。なぜクラウドPBXでスマートフォンを内線化できるのか、どのようにスマートフォンでクラウドPBXを利用するのかについて見ていきましょう。

クラウドPBXでスマートフォンが内線になる

クラウドPBXとは、PBX機能をクラウドサーバー上に設けたPBXシステムです。オフィス内に専用のアダプターを設置するタイプと、すべてのサービスがクラウド上で完結するタイプがあります。

クラウド上で完結するタイプであれば、従来のビジネスフォンのように物理的なシステムを社内に設置する必要はありません。
インターネット環境さえあれば利用できるため、スマートフォンも内線化できるというわけです。

スマートフォンからクラウドPBXを利用する方法

専用の外部機器を社内に設置する必要がないクラウドPBXでは、複雑な初期設定も必要ありません。
サービスによって異なるものの、基本的にはスマートフォンやパソコン、タブレットなどに専用アプリをダウンロードするだけで利用可能です。
デバイスとインターネット環境があれば、ほかに特別な設備を用意する必要もありません。

クラウドPBXをスマートフォンから利用するメリット

それでは、クラウドPBXを活用してスマートフォンを内線化すると具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しく解説します。

複数の電話番号を利用できる

まず挙げられるのが、複数の電話番号を使用できることです。通常、スマートフォンの電話番号は090や080で始まります。これらの番号だと信頼を得にくいため、ビジネスではスマートフォンを使いづらいと感じている方も多いでしょう。

しかし、クラウドPBXを経由すれば、登録されている複数の電話番号が利用可能です。例えば、オフィスにかかってきた電話にスマートフォンで出る、外出先からスマートフォンで会社の代表番号を使って発信するなど、さまざまな活用場面があります。

オフィスにいなくても電話対応が可能

クラウドPBXでスマートフォンを内線化すれば、会社にかかってきた電話にスマートフォンで対応できるようになります。従来のように、顧客からの問い合わせに対応するためにオフィスにいる必要もなくなるでしょう。その分問い合わせへの迅速な対応が可能になり、顧客満足度の向上も期待できます。

また、クラウドPBXを経由すれば、スマートフォン間の内線通話も可能です。そのため、テレワークや在宅勤務といった多様な働き方を実現しやすくなります。

通話に必要なコストの削減

外線を使用してスマートフォンへ連絡した場合、当然のことながら通信料が発生します。加えて、一般的に携帯端末の通話料金は割高です。そうしたことも、スマートフォンをビジネスで活用しづらい理由の一つに挙げられます。しかし、クラウドPBXで内線化したスマートフォンであれば、インターネット環境を活用するため従来のような通話料金はかかりません。

また、既存の社用スマートフォンを内線として用いれば、新たに内線用の端末を購入する必要もありません。そうした費用も抑えられるため、さまざまなコストの削減ができるでしょう。

顧客情報をスマートフォンから閲覧できる

サービスによって異なりますが、多くのクラウドPBXサービスでは電話帳機能が搭載されており、CTI（顧客情報表示）機能と連携しています。

CTI機能によって、着信先や、顧客の着信履歴などが簡単にわかります。そのため、緊急に折り返す必要がある電話がかかってきたときに外出先から対応したり、担当者以外の社員が顧客に対応したりすることも可能になるでしょう。

クラウドPBXとCTIの連携については以下の記事でも詳しく解説しています。
クラウドPBXはCTIと連携させることでより便利に！さまざまな連携機能を紹介

スマートフォンからクラウドPBXを使うときの注意点

ここからは、クラウドPBXでスマートフォンを内線化する際に気を付けるべきポイントについて解説します。

対応している端末を用意する

クラウドPBXは、基本的にiPhone／Androidなど機種を問わず使えます。
しかし、ガラケーは対象外で、またOSが古いスマホもアプリのインストール自体ができない可能性があります。スマートフォンをクラウドPBXで内線として利用する場合は、手持ちの社用スマートフォンが対応端末に該当するかどうかをよく確認しましょう。

最適な通信環境を整える

クラウドPBXは利用するインターネット環境によって通話品質が異なり、場合によってはノイズや途切れなどが発生する可能性があります。

そのため、快適なインターネット環境を整えることが重要です。速度制限や電波干渉にも十分注意しましょう。オフィス内はもちろんのこと、外出先で使用する場合も、安定した通信品質を確保できるような対策が必要です。

スマートフォンからクラウドPBXを使うなら「BYOD」という方法も

会社でスマートフォンを用意するのではなく、個人のスマートフォンを仕事用に使いたい方もいるでしょう。このよう使用方法を「BYOD」といいます。ここからは、BYODのメリットや注意するべきポイントについて詳しく開設します。

BYODとは

BYODは、「Bring Your Own Device」を略した言葉です。スマートフォンなど個人が所有するデバイスを業務利用することを意味します。
高性能のスマートフォンの普及にともない、BYODも一般的になってきました。クラウドPBXはどのようなスマートフォンでも利用できるため、スマートフォンの内線化を検討しているなら、BYODも選択肢に含めるとよいでしょう。

BYODを導入するメリット

BYODのメリットとしてまず挙げられるのは、会社で内線化するスマートフォンを用意しなくても良い、ということです。そのため、端末購入費などのコストカットにつながるでしょう。

また社員にとっては、自分用と会社用とでスマートフォンを2台持たなければならない負担を軽減できます。そのほか、普段から使い慣れているデバイスを使用できる点もメリットの一つです。

気を付けたいBYODのデメリット

BYODのデメリットとしては、セキュリティリスクの高さが挙げられます。先述したように、クラウドPBXサービスのなかには端末から顧客情報を閲覧できるものがあります。そのため、個人のデバイス紛失や盗難などによって情報漏えいしてしまわないよう、セキュリティ対策を万全に取ることが大切です。

またBYODの場合、社員が退職したあとにも、アプリがインストールされていれば顧客情報を閲覧できてしまいます。そのため、社員の退職時にはアクセス権限を削除する、といった対応が必要不可欠です。

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費用面では、SPICAは利用端末がスマートフォンのみならサーバー初期費用無料、月額料金もPBX業界で最安値を目指すなど、高いパフォーマンスを誇っています。

さらに通話環境においても、総務省が設けている通話品質基準であるR値、MOS値、遅延値においていずれも最高品質基準のクラスAを獲得しています。

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まとめ

クラウドPBXの登場により、会社の内線はスマートフォンを活用することが一般的になってきています。これからクラウドPBXを導入したい方やスマートフォンを会社の内線として使用したい方は、クラウドPBXの導入を検討してみましょう。

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