レンタルオフィスで電話転送サービスを利用するにはどうすればいい？おすすめのサービスと選び方を解説

レンタルオフィスを利用する際は、ビジネスの信頼性を高めるためにも、固定電話番号の使用や電話転送サービスの導入が欠かせません。

本記事では、レンタルオフィスで電話転送サービスを利用する方法を解説します。固定電話番号の重要性を踏まえたうえで、4つの電話転送方法を比較し、それぞれの特徴、メリット・デメリットを詳述。

また、レンタルオフィスで利用できる電話転送サービスの選び方や、おすすめのクラウドPBXサービス「SPICA」についてもご紹介します。ぜひ参考にしてください。

レンタルオフィスで電話転送を使うべき理由

電話転送とは、オフィスや自宅などにかかってきた電話を、あらかじめ登録した別の電話番号や端末に自動で転送する機能です。

この機能を活用することで、例えば、オフィスの固定電話に入った着信を、外出先の携帯電話や自宅のスマートフォンで受け取れるようになります。
レンタルオフィスでは、この電話転送サービスを活用することが重要です。

ただ、「取引先に携帯電話の番号を知らせておいて、直接電話を受ければいいのでは？」と考えている方もいるかもしれません。しかし、ビジネスでは固定電話番号を使用することが非常に重要です。

固定電話番号を使うことで企業としての社会的信頼が高まり、顧客や取引先に安心感を与えることができるからです。

特に、「03」や「06」などの市外局番を利用すれば、その地域で事業を展開していることのアピールになり、ビジネスにおいて有利に働くでしょう。

レンタルオフィスで電話転送を利用する方法

レンタルオフィスで電話転送サービスを利用するにはいくつかの方法があり、自社のニーズやコスト、運用のしやすさを考慮して最適な方法を選ぶことが大切です。
ここでは、代表的な4つの方法について、それぞれの特徴やメリット・デメリットを比較します。

クラウドPBXを活用する

クラウドPBXは、インターネット回線を利用したIP電話サービスで、物理的な電話機やPBX機器を設置する必要がありません。

インターネット環境さえあれば、場所を問わず、スマートフォンやパソコンを使って固定電話番号での発着信ができるため、リモートワーク先や外出先でも柔軟に対応できます。

また、導入コストが低く、月額料金も比較的安価なのも特徴です。加えて、オフィスを移転しても電話番号をそのまま維持できるため、事業拡大や拠点変更時の手間も軽減されます。

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レンタルオフィスの電話サービスを利用する

レンタルオフィスの運営会社が用意した電話番号と業務用電話機を利用する方法もあります。この場合、契約手続きが簡単で、申し込み後すぐに利用を開始できるのが大きなメリットです。

特に、オフィスの住所や電話番号をそのまま名刺やホームページに記載できるため、ビジネスに対する信頼性も高まります。ただし、レンタルオフィスによっては電話のレンタル料や通話料が割高になる場合もあるため、料金体系を事前に確認することが重要です。

電話代行サービスを利用する

電話代行サービスは、専任のオペレーターが顧客からの電話を代行して受けるサービスです。顧客の電話対応をプロに任せることができるため、自分が不在のときや業務に集中したいときでも、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。

特に小規模事業者や個人事業主にとっては、コストを抑えつつ、高品質な電話対応を実現できるのが魅力です。ただし、委託費用がかかる点や、発信業務には対応できない場合が多い点がデメリットとなります。

電話会社と直接契約する

電話会社と直接契約してレンタルオフィスに電話回線を引く方法では、運用コストを抑えられる場合があります。また、独自の電話番号を持つことで、自由度の高い運用が可能です。

ただし、導入には回線工事や事務手続きが必要で、初期費用や手間がかかります。レンタルオフィスによっては電話回線を引けないところもあるため、確認が必要です。また、契約時に提供されるサポートや保守サービスも確認しておく必要があります。

レンタルオフィスの電話転送にはクラウドPBXがおすすめ

レンタルオフィスで電話を利用するなら、クラウドPBXの導入がおすすめです。クラウドPBXはコスト削減だけでなく、場所を選ばない柔軟な運用や、オフィス移転時の利便性など多くのメリットがあります。ここでは、クラウドPBXをおすすめする理由を3つの観点から解説します。

コスト削減と効率化を実現

クラウドPBXは、従来型のビジネスフォンやPBXと比較して、導入・運用コストを大幅に抑えられるのが大きな特徴です。物理的な主装置や電話機の設置が不要で、インターネット回線とスマートフォンやパソコンなどのデバイスがあれば、すぐに利用を開始できます。

クラウドPBXによる転送コストは基本的に無料で、通話料金も一般的な固定電話より安価なケースがほとんどです。特に、拠点間や社員同士の内線通話は無料になるため、通信費の削減効果が期待できます。

クラウドPBXはクラウド上で提供されるため、ソフトウェアのアップデートやセキュリティ対策も自動で行われます。

メンテナンスや機器の管理が不要であるため、担当者に負担もかかりません。これにより、初期投資やランニングコストを抑えつつ、常に最新の機能を利用でき、業務の効率化を実現できます。

場所を選ばない柔軟な電話対応

クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、場所を選ばない柔軟な電話対応を実現できます。スマートフォンやパソコンなどのデバイスで会社の代表番号による発着信ができるため、外出先や自宅でもオフィスと同様の電話環境を構築可能です。

また、テレワークやリモートワークを導入している企業にとっても、クラウドPBXは有用です。従業員がどこにいてもオフィスと同じように電話対応を行なえるため、業務効率の低下を防ぐことができます。

場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を支援しつつ、ビジネスの機会損失を最小限に抑えたいと考えている企業にとって、クラウドPBXは最適な選択肢といえるでしょう。

オフィス移転時の利便性

クラウドPBXは、同一市外局番内であれば、オフィスを移転しても電話番号を変更する必要がありません。そのため、移転による電話番号の変更を顧客へ周知したり、名刺・ホームページを更新したりといった手間やコストを大幅に削減できます。

オフィス移転は、顧客や取引先への連絡、住所変更手続きなど多くの作業が発生しますが、電話番号変更がないだけでかなりの負担を軽減できるでしょう。

また、電話回線の工事や機器の再設置も不要で、インターネット回線があればすぐに新しいオフィスで電話の利用を開始できるのも大きな魅力です。

レンタルオフィスやシェアオフィスのように環境が変わりやすい場合でも、クラウドPBXなら柔軟に電話環境を維持できます。

レンタルオフィスで利用できる電話転送サービス選びのポイント

レンタルオフィスで利用できる電話転送サービスを選ぶ際は、単に料金や知名度だけで判断せず、自社の業務内容や今後の展開も見据えて慎重に比較検討することが大切です。ここでは、サービス選びで押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。

自社のニーズに合わせた機能・拡張性を備えたサービスを選ぶ

電話転送サービスを選定する際は、転送機能だけでなく、自社の業務効率化や将来的な事業拡大に役立つ機能が備わっているかを必ず確認しましょう。

例えば、スマートフォンやパソコンと連携できるモバイル対応機能は重要です。また、CRM・チャットツールとの連携による顧客情報の一元管理、IVR（自動音声応答システム）などの業務効率化機能があると、顧客対応の質が向上します。

将来的な事業拡大や人員増加に備えて、内線追加やユーザーごとの設定変更、機能拡張が柔軟にできるかの確認も必要です。これらを事前にチェックし、長期的な視点で安定運用できるサービスを選びましょう。

コストと機能のバランスを見極める

電話転送サービスの選定では、初期費用や月額費用、通話料金などの総合的なコストと、提供される機能のバランスをしっかり見極める必要があります。

安価な月額プランを選んだとしても、オプションを追加したり、通話料が割高であったりしたことで、結果的にコストが膨らむケースも少なくありません。

特に、着信だけでなく発信や秘書代行、留守番電話、録音機能などが必要な場合は、トータルコストで比較することが大切です。

また、事業が成長した際にプランや機能を柔軟に変更できるスケーラビリティも重要な判断基準となります。

将来的なニーズの変化にも対応できるサービスを選定することで、無駄なコストを抑えつつ、業務の効率化と安定した運用を実現できるでしょう。

サービスの信頼性と品質を確認する

サービスの信頼性や通話品質をチェックすることも欠かせません。特に、同時利用者が多い場合や業務のピーク時にも安定した通話品質が保てるかを、事前に確認しておくと安心です。

トラブルが起きたときにすぐ対応してもらえるサポート体制が整っているか、サポート窓口への問い合わせ方法が複数あるかなども重要な比較ポイントです。

また、顧客情報や通話内容に対するセキュリティ対策が十分かどうかも、必ず確認しましょう。暗号化通信や定期的な脆弱性診断の有無、認証基準への準拠など、詳細を比較することでどのサービスか信頼できるか判別できます。

ビジネスの信頼を損ないかねないリスクを最小限に抑え、安心して長く利用できる環境を整えるためにも、信頼性や品質が高いサービスを選定しましょう。

レンタルオフィスの電話転送は「クラウドPBX SPICA」におまかせ

「クラウドPBX SPICA」は、スマートフォンをビジネスフォンとして活用できる便利なサービスです。専用アプリをインストールするだけで、会社の電話番号での発着信や内線通話が可能になり、場所を選ばずにオフィスと同様の電話環境を実現できます。

スマートフォン1つでビジネスフォン機能を実現

クラウドPBX SPICAは、専用アプリをインストールするだけで、会社の電話番号での発着信をスマートフォンでできるようになるのが最大の特徴です。外出先や自宅でも会社の代表番号での電話対応が可能となり、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。

また、内線通話は無料で利用できるので電話転送サービスが必要なくなり、社内連絡にかかるコストを大幅に削減できます。BYOD（私用スマートフォンの業務利用）にも対応しており、従業員が個人のスマートフォンをそのまま業務用端末として使えるため、端末の購入や管理コストも不要です。

スマートフォン一台でビジネスフォンとしての機能をすべてカバーできるため、レンタルオフィス利用時にも非常に効率的な選択肢となります。

手軽な導入と運用

SPICAは、アプリをインストールするだけで利用を開始できるため、電話交換機や複雑な回線工事が一切不要です。初期費用を抑えつつ、すぐにビジネスフォン環境を整えることができます。設定変更やユーザー追加も管理画面から行なえるため、専門知識がなくても安心して運用できます。

また、SPICAは総務省の通話品質基準「最高基準クラスA」を獲得しており、安定した通話品質を実現している点も強みです。通信の安定性やクリアな音声品質は、ビジネスの信頼性向上にも寄与します。

導入から運用までに手間がかからないため、スタートアップや中小企業、少人数オフィスに最適です。

柔軟な拡張性と豊富な機能

クラウドPBX SPICAは、既存の市外局番やフリーダイヤルなどの電話番号をそのまま引き継いで利用できます。そのため、オフィス移転時や新拠点開設時に電話番号変更の手間がかかりません。これにより、顧客への周知や名刺・ホームページなどの修正コストを削減できます。

さらに、インターネットFAXやiPad受付システム、留守番電話など、ビジネスに役立つ多彩な機能が標準搭載されているのも特徴です。事業の成長や業務の多様化にも対応しやすく、長期的な視点で見ても安心して利用できます。

企業の規模や業種を問わず、幅広いニーズに応えることができる拡張性と利便性を備えているのがSPICAの大きな魅力です。

まとめ

レンタルオフィスでもビジネスチャンスを逃さず、顧客満足度を高めるためにも、電話転送サービスの活用は非常に重要です。特にクラウドPBXは、コスト削減や場所を選ばない柔軟な電話対応、オフィス移転時の利便性など多くのメリットがあります。 事業拡大や働き方の多様化にも柔軟に対応できるため、レンタルオフィス利用者には最適な選択肢です。記事でご紹介したサービス選びのポイントを参考に、自社のニーズに合った最適なサービスを選び、円滑なビジネス運営を実現しましょう。
クラウドPBX SPICA（スピカ）｜クラウドPBX NAVI

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