ビジネスフォンとクラウドPBXの違いは？クラウドPBXの選び方や機能について解説

働き方の多様化が進むなか、ビジネスフォンに代わる新たな通信手段としてクラウドPBXが注目されています。

クラウドPBXは、PBXをクラウド上に配置することで、機器や場所を選ばずに通信環境を構築できるサービスです。

クラウドPBXを導入すれば、通信環境の利便性向上が図れるだけでなく、通信にかかるコストの削減も期待できます。

今回は、ビジネスフォンとクラウドPBXを比較しながら、クラウドPBXのメリットや機能を解説します。

記事の最後ではクラウドPBXの選び方も紹介しているので、この記事を参考にサービス導入を検討してみてください。

クラウドPBXとは

PBX（Private Branch eXchange：電話交換機）は、発着信の制御や内線同士の通話、ほかの電話機への転送、通話の保留などを可能にするツールです。

従来のPBXはオフィス内に物理的に設置していましたが、近年、PBXをクラウド上に設置するクラウドPBXを導入するケースが増えてきました。

クラウドPBXはインターネット回線を介して通話を管理するため、リモートワークや多拠点の運営などに最適なシステムです。
従来のPBXで課題となっていた、多額の初期費用も必要ありません。

働き方の多様化が進むなか、より良いビジネス環境を構築するために、さまざまな企業でクラウドPBXが注目されています。

クラウドPBXとビジネスフォンの違い

ビジネスフォンとは、会社に専用の通話回線を用意して構築する電話システムです。

主装置を社内に物理的に設置し、固定電話などを優先接続することで、同じ電話番号で複数の電話を受けたり、内線電話をかけたりできるようになります。

クラウドPBXとビジネスフォンの違いを、以下の表にまとめました。

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXには、以下の4つのメリットがあります。それぞれ内容を詳しく見ていきましょう。

• ビジネスフォンと比べてコスト削減が可能
• スマートフォンの内線化でリモートワークにも対応
• 工事が不要ですぐに使える
• さまざまな端末で利用可能

ビジネスフォンと比べてコスト削減が可能

ビジネスフォンを導入して電話システムを構築した場合、主装置および電話機の設置や回線工事のための初期費用が必要となります。

電話機の増設や移設にも工事費がかかり、システム導入後は各機器のメンテナンス費用も必要です。

一方、クラウドPBXは、ビジネスフォンで求められる電話回線や、物理的な主装置の設置は必要ありません。

設置する装置がないため保守・管理費用も抑えられ、ビジネスフォンに比べて初期投資と運用コストが大幅に削減できます。

また、ビジネスフォンでは外出中の社員が会社に連絡する場合、外線通話として通話料金がかかります。

しかし、クラウドPBXなら、外出先からの通話も内線通話として利用できるため無料で通話が可能です。
リモートワーク中の社員が多い場合や、支社が多い場合にもクラウドPBXは向いているといえるでしょう。

ただし、クラウドPBXを利用するには月額利用料金やオプション料金がかかります。
費用はサービスによって異なるため、必要な機能を洗い出してから自社に合ったサービスを選択しましょう。

スマートフォンの内線化でリモートワークにも対応

クラウドPBXは、インターネットに接続できれば場所に関係なく利用可能です。
日常的に使用しているスマートフォンも、簡単な設定をするだけで社内に設置した電話機と同様に利用できます。

外出中やリモートワークでも、社内にいるかのようにスムーズに電話対応ができるようになります。

ビジネスフォンで利用できる基本的な機能は、クラウドPBXにも備わっています。
必要に応じてオプション機能の追加もできるため、使用環境に合わせて機能を選択するとよいでしょう。

工事が不要ですぐに使える

既存のビジネスフォンは物理的な主装置を設置しなければならないため、利用開始時や定期的なメンテナンスの際は工事が必要です。

一方クラウドPBXの場合は一切の工事が不要で、回線の移設や増設にも手間がかかりません。短期間で手間をかけずにサービスを導入できる点は、クラウドPBXの大きなメリットだといえるでしょう。

BCP対策としても有効

クラウドPBXは、BCP対策（災害時の事業継続計画）の面でもメリットがあります。

クラウド上にPBXがあれば物理的な設備の破損の心配がなく、データも安全に保存できます。
また、社内のインターネット回線が途絶えても、社外のインターネット回線が使用できれば運用に問題はありません。

地震や台風などによる被害に備えるという点においても、工事が不要なクラウドPBXは有用だといえます。

さまざまな端末で利用可能

ビジネスフォンは社内に設置した固定電話でしか利用できませんが、クラウドPBXなら、スマートフォンやデスクトップパソコン、ノートパソコンなどさまざまな端末で利用できます。工事も不要なため、利用端末を増やしたい場合にも柔軟に対応可能です。

クラウドPBXのなかには、既存のビジネスフォンと併用できるものもあります。

すべての端末を一度にクラウドPBXに移行するのに抵抗がある場合や、拠点が複数あり対応が難しい場合などには、段階的なクラウドPBXの導入も検討してみてください。

ビジネスフォンにはないクラウドPBXの機能

クラウドPBXには、ビジネスフォンにはないさまざまな機能があります。クラウドPBXのおもな機能を見ていきましょう。

なお、ビジネスフォンでもクラウドPBXで使えるような機能を実装できますが、追加工事をしなければならない場合や、別途費用が発生する場合があります。

クラウドPBXなら工事が不要でビジネスフォンよりも安く利用できるケースが多いため、機能面やコスト面を重視したい場合はクラウドPBXがおすすめです。

電話帳の共有

クラウドPBXではクラウド上に電話帳を保管できるため、社内全体でスムーズに電話帳を共有できます。クラウド上のデータにアクセスするにはIDやパスワードが必要となるため、情報漏洩のリスクも低減できます。

また、電話帳のデータは一括管理されているため、情報の更新が必要になった場合も簡単にデータを修正可能です。

さらに、クラウドPBXを顧客管理システムや営業支援ツールと連携させれば、着信時に顧客情報を自動で表示できるようになります。
顧客のデータを着信時に都度確認する必要がなくなるため、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。

グループ通話

クラウドPBXなら、ZoomやMeetのようなグループ通話も可能です。異なる複数の場所にいる社員同士で情報を共有したい場合などに、グループ通話は便利でしょう。

また、クラウドPBXを利用すれば、社員のタスクやスケジュールも共有できます。互いの予定を確認する手間が省けるため、社員間のコミュニケーションがよりスムーズになるでしょう。

通話の録音機能

通話の内容を録音できる機能です。録音したデータはクラウド上に保存され、そのまま社内での共有も簡単に行なえます。

外出先でメモをとれない場合や、通話内容を正確に記録しておきたい場合などに、通話録音機能は有用です。

録音した音声をコールセンターなどでの研修に用いれば、社員の電話対応能力の向上も期待できます。また、録音機能はトラブルの防止・抑制の面でも役立つでしょう。

チャット機能

クラウドPBXには、通話機能だけではなくチャット機能もあります。

最近はさまざまなチャットツールがありますが、クラウドPBXを介してチャットを送ることで、通話とチャットを一元管理できます。チャットの活用により、社外・社内の円滑なコミュニケーションも図れるでしょう。

ビジネスフォンよりもクラウドPBXの利用が向いている企業

ビジネスフォンよりもクラウドPBXの利用が向いているのは、どのような企業なのでしょうか。

テレワークを実施（予定）している企業

場所や機器を選ばずにサービスを利用できるのが、クラウドPBXの最大の特徴です。テレワークを実施している企業や、これからテレワークを実施予定の企業にとっては、クラウドPBXは最適な選択肢だといえるでしょう。

クラウドPBXには、通話機能だけでなくデータの共有機能など、さまざまな機能があります。

通話以外の機能も活用することで、テレワークをよりスムーズに行なえるようになるため、必要な機能を提供している業者を選んで最適な作業環境を構築しましょう。

通話料が気になる企業

ビジネスフォンでは、外出中の社員からの通話は外線通話となるため通信料金がかかってしまいます。クラウドPBXなら外出中の社員からの通話も内線通話になるため、通話料がかかりません。

営業電話や外部からの電話を受けるケースが多く、通信料が課題となっている企業は、クラウドPBXを導入することでコストの削減が期待できるでしょう。

社員の外出が多い企業

社員が外出する機会が多い企業にも、クラウドPBXはおすすめです。クラウドPBXは利用できる端末の範囲が広いため、さまざまな環境下で通信が可能になります。

クラウドPBXなら電話環境の構築にも時間がかからないため、新たに通信端末を増やしたい場合も迅速かつ柔軟に対応できるでしょう。

社外での利用が多い場合は、音質や通話の安定性を重視してサービスを選択するのがおすすめです。安定した通信は社員同士のコミュニケーションを円滑にし、顧客満足度の低下を防ぐこともできます。

音声ガイダンスや留守番電話機能、通話録音機能、顧客情報表示機能などの各種機能を充実させれば、外出先での通話がより便利になるでしょう。

クラウドPBXのプロパイダーの選び方

クラウドPBXには多くのプロバイダーがあります。プロバイダーによって機能やコスト、導入実績などが異なるため、クラウドPBXを導入する目的に合わせて最適なサービスを選択することが重要です。

以下の表では、プロバイダーを比較する際にチェックしたい項目を機能面、コスト面、運用面の3つのカテゴリに分けて整理しています。表を参考に、プロバイダーを比較してみましょう。

クラウドPBXの比較項目

まとめ

クラウドPBXはビジネスフォンと比べて導入・運用コストが低く、機能性が高いなどのさまざまなメリットがあります。
テレワークを推進している企業や、外出先からの通信が多い企業、災害にも強い通信環境を備えたい企業などは、積極的にクラウドPBXを導入するとよいでしょう。

クラウドPBXを導入する際は、自社に合ったサービスを選択することが重要です。複数社のサービスを比較しながら導入するサービスを選びましょう。

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