クラウドPBXはCTIと連携させることでより便利に！さまざまな連携機能を紹介

クラウドPBXでは、企業のシステムと連携させることで電話機能だけでなく、さまざまな便利機能が利用できます。

連携できる機能はクラウドPBXを提供する会社によって異なりますが、ここでは一般的に利用できるクラウドPBXの連携機能を解説します。

クラウドPBXの連携機能を活用した実際の事例も紹介しているため、クラウドPBXの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネット上にPBX（電話交換機）を設置するビジネスフォンサービスのことです。

インターネットにつながる環境であれば、従来のビジネスフォンと同様に、外線・内線を利用した電話業務が場所を問わずできるようになります。そのため、近年は固定電話をクラウドPBXへ切り替える企業も増えてきました。

クラウドPBXの基本機能には、おもに以下のようなものがあります。

• 外線通話（親番号と子番号の発着信制御が可能）
• 通話料が発生しない内線通話
• 代表番号での発着信
• 通話の転送
• パーク保留
• ダイヤルイン
• 共通電話帳
• 留守番電話
• 通話録音　など

また、クラウドPBXにはオプション機能が備えられていることが多く、会社のCTIと連携させることで業務効率の大幅な向上が期待できます。

クラウドPBXとサービスとの連携（CTI）とは【オプション】

従来のビジネスフォンはあくまで電話機能のためのツールでしたが、インターネットを介すクラウドPBXでは、社内システムとの連携によりさまざまな機能の利用が可能です。このように、電話機能とコンピュータシステムを連携することをCTI（Computer Telephony Integration）と呼びます。

クラウドPBXで可能なCTIに、どのような機能があるのかを見ていきましょう。

着信者情報の提示

クラウドPBXのサービスによっては、着信時に発信相手の情報が表示される機能を利用できます。電話番号や登録名だけでなく、システム上に登録されているさまざまな情報を着信時に表示することが可能です。

システム上に登録された顧客情報を確認しながら対応できるため、要件の聞き取りや他部署への取り次ぎなどをスムーズに行なえるでしょう。

着信時に表示できる顧客情報には、以下のようなものがあります。

• 電話番号
• 登録名
• 住所
• 過去の通話履歴
• 過去のメール内容
• 注文履歴　など

ビジネスチャット機能

クラウドPBX上でやり取りできるチャット機能も、サービスによっては利用可能です。離れた場所にいる社員間で連絡を取る際、外部のチャットツールやメッセージサービスなどを利用することが多いでしょう。

クラウドPBX経由のビジネスチャット機能を利用すれば、複数のアプリやサービスを開いておく必要がなく、社員間の連絡をスムーズに行なえます。

複数の電話番号の保有

クラウドPBXでは、1つの端末で複数の電話番号を利用できるサービスもあります。内線用のほか、受付窓口番号や問い合わせ窓口番号などを複数登録しておくことで、受電業務の効率化を図れます。

業務用のスマートフォンはもちろん、個人の端末でも専用アプリをインストールすればクラウドPBXを利用できるため、回線契約や端末にかかるコストを軽減できるでしょう。

クラウドPBXで使用できるおもな電話番号の種類は、以下のとおりです。

• 内線番号（例：1234）
• 市外局番（例：03－XXXX－XXXX）
• IP電話番号（例：050－XXXX－XXXX）
• フリーダイヤル（例：0120－XXXX－XXXX）

FAXの送受信

クラウドPBXサービスが既存FAXやインターネットFAXに対応している場合は、複合機を新たに購入しなくてもFAX環境を整えられます。会社に送られたFAXは社外にいても確認でき、必要があれば手持ちのプリンターで印刷も可能です。

日頃使用しているスマートフォンなどのデバイスで、FAXの送受信を行なえます。そのため、FAXデータの確認業務を効率化しつつ、ペーパーレスによるコスト削減を図れるでしょう。

自動応答機能

クラウドPBXでは、IVR（Interactive Voice Response）と呼ばれる、着信時にあらかじめ設定した音声ガイダンスで一次応対できる機能を利用できる場合があります。

問い合わせ内容により担当部署が異なる場合、音声ガイダンスでダイヤルプッシュを案内することで、適切な部署に効率良く電話を取り次げます。

音声ガイダンスの例：
「お電話ありがとうございます。○○株式会社でございます。ご注文をご希望の方は1を、お問い合わせをご希望の方は2を押してください」

自動応答機能には上記のような案内ガイダンスのほかにも、営業時間外の着信に対応する時間外アナウンスや、混雑時の着信に対応するお待たせ着信などがあります。

スマートフォンから03～のような市外局番からの発信が可能

クラウドPBXでは、スマートフォンからでも「03～」などで始まる市外局番からの発信が可能です。

外出先でも会社の固定電話番号で発信できるため、顧客や取引先に受電してもらいやすいというメリットがあります。社員のプライベートな電話番号が知られてしまうリスクもありません。

このように、クラウドPBXは単なる電話機能だけでなく、さまざまな便利機能と連携できるビジネスツールです。拡張性が高いため、必要な機能のみを連携していくことで営業スタイルに合わせてマルチにカスタマイズできるでしょう。

クラウドPBXの連携機能の活用事例

ここからは、クラウドPBXの連携機能を実際に利用し、業務改善につながっている事例をいくつか紹介します。

事例1：転送・折り返しの工数を削減

転送サービスを利用した事例では、このような声があります。

「転送や折り返し対応をすることなく電話に出られるので、業務効率も上がり、とても便利に使用できています。」

事例2：複数の電話番号の管理が楽に

複数の電話番号を利用した事例では、このような声があります。

「元々はそれぞれ別の番号を使用していたので、電話がかかってきた園に居る者しか応対ができませんでしたが、SPICAであればどこにいても内線を回せるところに魅力を感じました。」

事例3：外出先でも固定電話での発信が可能に

市外局番からの発信を利用した事例では、このような声があります。

「事務所とは違うところで03の番号が発着信ができることのメリットを感じ大変助かりました。」

事例4：電話帳の共有で管理が楽に

電話帳の共有機能を利用した事例では、このような声があります。

「在宅勤務となった際、会社にいるのと全く同じように電話対応ができたため大変助かりました。また使ってみて改めて、電話帳が全員で共有できたり、内線を社外同士でも転送できたりと、利便性を実感しました。」

まとめ

クラウドPBXは、従来のビジネスフォンのような電話機能だけでなく、現代の社会に必要な機能を備えたビジネスフォンです。既存のシステムと連携させることで電話業務の効率化を図れるため、業務改善を望む方はクラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

クラウドPBX SPICAでは、現在使用している電話番号を引き継いで、クラウドPBXを導入していただけます。高い通話品質と徹底したサポートのあるクラウドPBXをお探しなら、クラウドPBX SPICA をぜひご検討ください。