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シェアオフィス、レンタルオフィスの電話転送はクラウドPBXが便利

株式会社メガ 電話コンシェルジュのプロフィール

こんにちは。株式会社メガ 電話コンシェルジュの宮川です。
「オフィス電話回線NAVI」をご来訪いただき、誠にありがとうございます。
私は約15年に渡り、法人のお客様の通信ITコンサルタントとして、通信及びインターネット環境の構築・最適化のお手伝いをさせていただいて参りました。
その経験を生かし、「オフィス電話回線NAVI」コンシェルジュとして急速に進化する電話サービスと、多様化する企業様の通信環境に向き合い、一人ひとりのお客様にとって最適な通信環境をご案内・ご提案させていただきます。

シェアオフィス・レンタルオフィスとは?

シェアオフィス・レンタルオフィスとは、少人数用の個室や個席の集まったフリースペースに会議室やコピー機などの事務所設備が設置された、時間貸しや短期間契約が可能なオフィスです。
通常、事務所を開設する場合は不動産物件の賃貸借契約が必要となり、保証金や毎月の賃料などのコストが必要ですが、シェアオフィスやレンタルオフィスは、こうしたコストを安く抑えて利用することが可能で、新しく会社を設立する場合のスタートオフィスとして活用されるケースが多くありました。
昨今は、働き方の多様化が進んだことで、フリーランスや在宅勤務、副業を持つワーカーの仕事場としての利用や、企業のサテライトオフィスとしての利用など、非常にニーズが高まっていて、不動産デベロッパーや新興ベンチャーなど様々な企業がサービスを展開しています。
一等地のハイグレードなビルで提供されるステータス重視のサービスや、郊外の駅近ビルに低価格で契約可能なサテライト向けサービス、住所を登記に使用できるサービスや郵便物の受け取りが可能なサービスなど、ワーカーや企業のニーズに合わせて選ぶことが可能です。

シェアオフィス・レンタルオフィスにおける電話サービス

シェアオフィス・レンタルオフィスの利用形態は前述の通り様々ですが、住所を登記に使用したり、名刺やホームページで公開する場合などは、電話番号の取得が必要になります。
通常の事務所であれば居室内に電話回線を開設する手続きになりますが、シェアオフィス・レンタルオフィスの場合は居室を複数の契約者で共用するため、サービスの提供会社によってルールが異なるケースが一般的です。
時間貸しやフリースペースのみを利用する場合は、固定電話を開設すること自体ができない場合もありますので、ここでは「個室を一定期間契約する場合」に焦点を当てて解説します。

電話回線・電話機ともに共用設備を利用する場合

シェアオフィス・レンタルオフィスの設備保全や運営コストの観点から、電話回線・電話機ともにサービス提供会社の設備を利用するケースです。
この場合、オフィス契約時に希望する電話回線の数や電話番号の数、電話機の台数を申告してオプションサービスとして利用するかたちになります。
電話会社や電話機の種類(家庭用電話機・ビジネスフォン・クラウドPBXなど)を選ぶことはできませんが、開設に伴うコストを抑えて利用することができます。

電話回線のみ共用設備を利用する場合

同様に、電話回線はサービス提供会社の設備を利用して、電話機は契約者が個別に選定・契約して個室内に設置する場合です。
この場合、業務の特性に合わせた電話機の種類(家庭用電話機・ビジネスフォン・クラウドPBXなど)を選ぶことができますので、業務効率を意識した設備の開設が可能です。
ただし、提供される電話回線が契約者が選定した電話機で利用できるかどうかは確認が必要です。

契約者が個別に電話回線の契約と電話機の設置ができる場合

契約した個室に対して契約者が個別に電話回線を開設できる場合、通常のオフィスに電話を開設する手続きと同様になります。
契約者が希望する電話会社に、電話回線開設の手配を依頼します。
個室まで電話回線を引き込む際には、サービス提供会社への連絡と承認が必要だと考えてください。
また、電話機についても同様に契約者による手配となります。
希望の電話機(家庭用電話機・ビジネスフォン・クラウドPBX)を、契約者が選定した工事会社に設置・設定を依頼するかたちになります。

小規模オフィスに電話を設置する場合はこちら

シェアオフィス・レンタルオフィスの電話サービス選定のポイント

シェアオフィス・レンタルオフィスで電話サービスを選定・利用する場合のポイントについて解説します。

電話回線や電話機は最小限で構わない

シェアオフィス・レンタルオフィスは、少人数で小規模オフィスと同等の小さなスペースを借りますので、それほど多くの電話を受けたり掛けたりすることはないと想定されます。
場合によっては、電話番号は法人登記や名刺、ホームページに記載するのみといったケースもあるかもしれません。
電話回線や電話機などの設備は最低限に留めて、ビジネスの成長に合わせて拡張していくのが一般的です。

小規模オフィスの課題は電話の転送

シェアオフィス・レンタルオフィスは、多くの場合1名〜数名の小規模での利用となります。
全員が外出していてオフィスに誰もいないケースも多いでしょう。
そのため、オフィスの電話番号に掛かってくる電話をどのようにして受けるかが課題になります。
シェアオフィス・レンタルオフィスによっては秘書代行サービスをオプション契約できる場合もありますが、そういったサービスを扱っていない場合は、電話の転送について検討する必要があります。

場所に囚われない電話サービスを選ぶならクラウドPBX

オフィスに導入した電話サービスをオフィス以外の場所で運用する、これがシェアオフィス・レンタルオフィスにおける電話サービスの選定と運用の大切なポイントです。
その観点で現在提供されている電話サービスの中から選ぶなら、「クラウドPBX」が最適でしょう。
クラウドPBXとは、その名の通りPBX(電話交換機)をクラウド上で管理する新しい電話システムです。
PBXをクラウド上で管理することで、PBX本体はもちろん、電話機や電話線も不要になり、スマートフォンをオフィスの電話機として使用することが可能になります。
オフィスの代表電話番号にかかってきた電話を、社外でスマートフォンを使って受けることができるため、シェアオフィスやレンタルオフィス、小規模のオフィスには便利です。
また、外回りや在宅勤務などで社外にいる従業員との電話連絡を内線化できたり、スマートフォンでも「03」から始まるような固定電話番号での同時複数通話も可能です。
テレワークや在宅勤務の導入が進んでいる今、大きな注目を集めているサービスです。
クラウドPBXについては、弊社でもSPICAというサービスを提供させていただいておりますので、ぜひお問い合わせください。

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