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ビジネスフォンについて知る

ビジネスフォンとは?

ビジネスフォンの仕組み

ビジネスフォンとは、複数の外線と内線を共有できる電話機のことで、家庭用電話機とは収容可能回線数や通話可能数が大きく異なることが一番の特徴です。ビジネスフォンは内線と外線間または内線間をつなぐ小型の交換機である「主装置」と専用電話機のセットで構成されます。

ビジネスフォンのメリットとして、家庭用電話機と異なり、複数の回線の接続ができるために、誰かが話している最中でも内線や外線の使用ができること。内線通話や保留転送、留守番電話の録音など、業務効率を上げるためには不可欠な機能が備わっていることがあげられます。主装置や専用電話機の価格だけで比較すれば、家庭用電話機のほうが割安ではありますが、ビジネスフォンでは電話回線の数が必要最低限の本数で済むので月々の費用で考えますと、家庭用電話機とあまり変わらない金額で導入し、業務効率を高めることができます。また、ビジネスフォンではリース契約が主流となっておりますので、初期費用を抑えての導入が可能です。

このようにビジネスフォンの導入にはさまざまなメリットがございます。しかし、ビジネスフォンの手配にはメーカー・機種選びから、電話回線や工事の手配などお時間や手間がかかるものです。ビジネスフォンNAVIではお客様の現状や課題をヒアリングさせていただき、お客様に最適なビジネスフォンのご提案をさせていただきます。また、電話回線の手配代行や工事もまるごとお引き受けできますので、ビジネスフォンのご導入や増設をご検討の方は是非一度ご提案ください。

ビジネスフォンの料金相場

ビジネスフォンの料金は機器料金+工事料金

ビジネスフォンの料金には、大きく分けて機器料金(PBX、電話機、オプション機器)と工事料金(設置工事、配線工事、設定工事)があります。

機器料金が決まる要素は以下の3つです。

  • 回線数
  • 電話機の種類と台数
  • オプション機能の有無

PBXは、電話回線や専用電話機を収容するユニット(基盤)で構成されているため、電話回線や電話機の数量によって用意すべきサイズが変わります。
(※PBXは別名「主装置」「交換機」とも呼ばれますが、本サイトでは表記を「PBX」に統一します)
また、メーカーや機種によって標準機能やオプション機能に違いがあるため、ビジネスフォンの利用目的や運用方法によって適切な機種を選定する必要があります。

工事料金が決まる要素は以下の2つです。

  • 電話線の配線距離と配線本数
  • PBXのシステム構築内容

ビジネスフォンは電話回線や電話機配線など多くの配線工事を伴います。広いオフィスやフロアを跨ぐオフィスなどは必然的に配線距離が長くなります。入居するオフィスビルの設備環境によっては電話配線用の配管が必要なケースもあります。(※コードレス電話機を用いることで配線工事を安くすること可能ですが、機器料金が高くなります)
また、複数の電話番号を部門ごとで運用方法を分けるなど複雑なシステム構成が必要な場合や、各種オプション機能を利用する場合、PBXのシステム構築費(設定費)が別途発生します。

一般的なビジネスフォンの料金相場

前述のようにビジネスフォンの料金は機器構成や設置環境で変わりますが、標準的なオフィスを例にした場合の料金相場は以下の通りです。

例1

電話回線数 3回線(FAX含む)
電話機台数 5台(コードレス電話機1台含む)
オフィスの坪数 30坪前後
その他 特殊な使い方やオプションは無し
料金相場 350,000円〜
リース契約 月額4,800円〜

例2

電話回線数 10回線(FAX含む)
電話機台数 50台(コードレス電話機3台含む)
オフィスの坪数 150坪前後
その他 カスタマーサポートダイヤルの設置あり
料金相場 2,200,000円〜
リース契約 月額29,000円〜

例3

電話回線数 20回線(FAX含む)
電話機台数 100台(コードレス電話機6台含む)
オフィスの坪数 300坪前後
その他 部署ごとの直通電話番号、カスタマーサポートダイヤルの設置あり
料金相場 3,600,000円〜
リース契約 月額47,600円〜 ※7年リースの場合

費用を安く抑える方法

中古ビジネスフォン

前項でビジネスフォンの料金は機器料金+工事料金であると解説しましたが、工事料金は設置環境によって決定されるため、費用を安く抑えるためには機器料金を抑えることが効果的です。最も安価にビジネスフォンを購入する方法としては「中古ビジネスフォン」があります。

中古ビジネスフォンは、新品の15〜60%程度の価格で流通しています。中古のため最新の機能を搭載していない、機器外装の状態、メーカー保証が無い、在庫状況によって選択肢が制限される、などのデメリットはありますが、「価格が安い」ことが最大の魅力です。

中古ビジネスフォンから選ぶ

クラウドPBXの導入

クラウドPBXは、ビジネスフォンの機能をクラウド上に設置し、インターネット経由で利用できるようにした新しい電話機の仕組みです。
電話機を新しく用意しなくても、専用アプリをインストールしたスマートフォンや専用ソフトをインストールしたパソコンが利用できます。
インターネット回線とスマートフォンを電話システムとして活用したクラウドPBXを導入することで、PBXもビジネスフォン電話機も不要となりビジネスフォン投資コストを大幅に削減可能です。

クラウドPBXについては、弊社でもオリジナルサービス「SPICA(スピカ)」を提供しておりますので、是非ご検討ください。

クラウドPBX「SPICA」とは?

契約方法

ビジネスフォンの導入方法にこだわりがない場合は、「リース契約やレンタル契約を利用する」という方法があります。

リース契約の場合、ビジネスフォンの法定耐用年数6年を目安として5〜7年で契約することが一般的です。月額での支払いとなるため初期費用を抑えることが可能です。途中解約ができない点と、中古ビジネスフォンでのリース契約はできない点に注意が必要です。

レンタル契約は、機器ごとに設定されたレンタル料金を支払います。リース契約と同様に月額での支払いとなるため初期費用を抑えることが可能です。
リース契約とは異なり途中解約も可能ですが、あくまでレンタル会社の所有している商品から選定する必要があり、機能や台数に制約を受けます。
また、月額費用もリース契約より高いことが一般的です。

失敗しないビジネスフォンの選びかた

ビジネスフォンを選定するポイントは以下の3つです。

  • 導入目的と運用イメージを明確にする
  • システム構成と機種の選定
  • 価格と購入方法の決定

導入目的と運用イメージを明確にする

ビジネスフォンを選定するケースには、初めて導入する場合と買い換える場合がありますが、今回は初めて導入する場合について考えます。(ビジネスフォンの買い換えのタイミングで電話システムを見直したい場合にも必要な項目が多くありますので、参考にしてください)

オフィスを開設すると、何となく「オフィスの電話はビジネスフォン」という感覚で導入してしまいがちですが、ビジネスにおいて「電話」は顧客との大事な接点です。せっかくビジネスフォンを導入しても「日中は社員全員が外出していて誰も電話に出られない」では本末転倒です。電話というツールをビジネスで最大限活用するため、導入目的をしっかり検討して明確にしましょう。

  • 1本でも多くの電話を受けたい。
  • 1本でも多くの電話を掛けたい。
  • 1秒でも早く担当者に取り次ぎたい。

このように自社のビジネスにおける電話の使い方を戦略的に考えることが大切です。また、ビジネスフォンには家庭用電話機には無い便利な機能がたくさんあります。
「こんな使い方ができたら便利だな」「こんなことができたらうれしいな」ということも、ビジネスフォンの導入で実現するかもしれません。

システム構成の決定

導入目的と運用イメージが明確になれば、必要な電話回線数や電話機の台数が決まり、必要なPBXの容量が分かります。また、希望する機能やオプションの種類からメーカーや機種を選定していきます。同等の機能を持つ機種同士であれば、価格やデザインも大事な要素になるかもしれません。

機種の選定の際は、あらためて設置レイアウトを確認しておくことも大切です。設置条件やビル設備の影響で配線が困難な場合や追加工事が必要になるケースもありますので注意しましょう。

価格と購入方法の決定

システム構成と機種が決定したら、最終的な購入価格(契約価格)が決まります。見積書を取得して、機器や工事内容の過不足を確認しましょう。同時に、予算やキャッシュフローを考慮して「現金購入か? リース契約にするか? レンタルか?」も検討しましょう。新品での導入が予算的に難しい場合は中古ビジネスフォンを検討する必要もあります。機能や性能と価格とのバランスの検討は非常に難しいですが、納得のいくまで相談をすることをお勧めします。

ビジネスフォンのよくある質問

ビジネスフォンと家庭用電話機とは何が違う?
家庭用電話機は1台の電話機に1本の電話回線しか接続できません。しかしビジネスフォンは複数の電話機で複数の電話回線と電話番号を利用できるため、複数の電話が同時に掛かってきた場合も応対でき、内線の取り回しも可能です。この点がビジネスフォンと家庭用電話機の最大の違いです。
電話機は「ひとり1台」必要でしょうか?
必ずしも「ひとり1台」必要という訳ではありません。昼間は外出の多い営業系やフィールドサービス系の部署は、最小限の台数で設置する場合もございます。逆に、電話を掛けることの多い部署の社員には必ず1台用意した方がいいかもしれません。台数の決定のご相談も承っておりますので、是非お問い合わせください。
ビジネスフォン導入のタイミングで電話回線を増やしたいのですが、可能ですか?
はい、可能です。弊社では、回線手配も承っております。最適な電話回線のご提案も可能です。
コードレス電話機はありますか?
はい、ございます。各メーカー、コードレス電話機もラインナップしておりますので、ご安心ください。ただし、コードレス電話機単体での使用はできませんのでご注意ください。
留守番電話はありますか?
はい、ございます。メーカーや機種によっては留守番電話を外出先から確認することも可能です。また、転送機能を持った機種もございますので、ご利用目的に合わせてご提案可能です。
新品と中古ビジネスフォンの違いは何ですか?
最大の違いは、何と言っても「価格」です。機種にもよりますが、新品の15%程度の価格で購入可能です。その反面、外装の状態や保証の有無、最新サービスや機能への対応有無など、お客様のご利用状況によってデメリットもございます。価格も重要なポイントですので、納得がいくまでご相談ください。
スマートフォンを接続できる機種はありますか?
一般的なビジネスフォンの場合は接続できる機種が限られますが、クラウドPBXという新しいタイプのビジネスフォンはすべての電話機をスマートフォンで運用することが可能です。弊社でも「SPICA(スピカ)」というクラウドPBXサービスをご提供しております。是非お問い合わせください。

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