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【クラウドPBXを簡単解説!】仕組み、便利な機能、問題点、選ぶ基準

クラウドPBXとは?

クラウドPBXとは、ビジネスフォンのPBX(交換機・主装置)をインターネットのクラウド上にソフトウェアとして設置・設定することで、オフィスにおける電話設備環境を大幅に効率化・低コスト化する新しい電話システムです。
昨今のテレワーク・リモートワークや在宅勤務など、ワーカーのライフスタイルに合わせたフレキシブルな働き方に対しても親和性を発揮することから、現在注目されている電話システムです。

従来のPBX、IP-PBXとの違い

従来のビジネスフォンの特徴

従来のPBX(これまでの一般的なビジネスフォン)は、オフィス内にハードウェアとして設置されるもので、電話回線を収容し専用電話機を電話線で接続することで内線電話機とする構成です。
これにより、複数の電話回線・電話番号を複数の電話機で運用することが可能となります。
しかし、PBXと専用電話機の接続に物理的な電話線が必要であることから、複数のオフィスを所有する企業の場合は、各拠点ごとにPBXを設置する必要があります。
また、拠点間の通話についても専用回線を使用しない場合は通常の通話料が発生するため、専用回線の利用料金もしくは通話料のいずれかが拠点間連絡のコストになります。

IP-PBXの特徴

IP-PBXは、専用電話機をIP電話機とすることでPBXと専用電話機の内線接続をインターネット経由で行うことが可能になったPBXです。
これにより、1台のPBXを複数のオフィスに設置された専用電話機からインターネット経由で接続することが可能になり、設置・保守コストや拠点間通話の内線化による連絡コストが軽減されるだけでなく、電話応対のために配置される人員も削減することができ、運用コストの軽減や業務効率の向上が実現します。

クラウドPBXの特徴

クラウドPBXは、上記二つのPBXからさらにPBX本体の機器自体をクラウド上に設定することでハードウェアとしての制約から大きく解放され、専用電話機も機能自体をスマートフォンのアプリやパソコン用ソフトにすることで、オフィス内にはPBX本体も専用電話機端末も電話配線も不要になります。
すべての設備がソフトウェア化されることで、設定作業もパソコンのブラウザ上で可能となり、運用面のコストや効率が格段に向上します。
また、すべての端末がインターネット経由で接続されるため、オフィスという枠に囚われず外出先やサテライトオフィス、在宅勤務の自宅などインターネット環境のあるすべての場所で、オフィスの電話を利用することができます。

クラウドPBXの機能

クラウドPBXでは、外線通話の発着信や内線通話、保留や転送、ダイヤルイン機能など従来のPBX(ビジネスフォン)で利用できるほぼすべての機能が備わっています。
クラウドを利用することで、さらに以下のような機能を利用することが可能です。

スマートフォンやパソコンのビジネスフォン端末利用

スマートフォンに専用のアプリを、パソコンには専用ソフトをインストールすることで、それぞれの機器をクラウドPBXの専用端末として利用することが可能です。
これにより、デスク上の電話機端末が不要になるだけでなく、インターネット環境に接続されたスマートフォンやパソコンが場所を問わずビジネスフォン端末として利用できます。

代表番号を全国の拠点で発着信可能

クラウドPBXに接続された電話回線は、インターネットに接続されたスマートフォンなどの専用端末で発着信が可能です。
つまり、東京本社の03で始まる代表番号を大阪や福岡など全国の拠点で発着信可能です。
インターネット環境があれば、ニューヨークやシンガポールなどの海外の拠点でも利用できることになります。

すべての設定がブラウザ上で可能

PBXがクラウド上に設定されていることから、すべての設定はブラウザ上で行うことになります。従来のPBXやIP-PBXは、設定変更のたびに専門業者に依頼をする必要がありましたが、クラウドPBXではその必要はありません。
組織変更による内線番号の変更などもブラウザ上から簡単に変更が可能です。

通話以外の機能もオプションで選択可能

クラウドPBXを提供する会社の中には、通話だけでなくチャット機能や勤怠管理機能などを利用できるサービスもあります。
社内の電話システムの枠を越えて、拠点や多様化するワークスタイルをつなぐコミュニケーションツールとして、テレワークや在宅ワーカーの支援ツールとしての活用も可能です。

クラウドPBXを導入するメリット

小規模オフィスからグローバル企業まで対応

クラウドPBXは物理的なハードウェアによる制約から解放され、インターネットインフラを最大活用した新しい電話システムです。
必要な設備は、クラウド上に設定したPBXシステムとスマートフォンやパソコン、インターネット環境と電話回線(電話番号)のみですので、従業員2?3名で日中は全員が外出しているような企業から、従業員が1,000名を越えるような大企業、世界中に拠点を構えるグローバル企業まで、事業規模に囚われない柔軟で最適なシステムの構築が可能です。

デスクの上の電話機が不要

従来のPBXの場合、従業員のデスクの数だけ電話機を設置することが通例です。
しかし営業職など外回りの機会が多い社員の場合、デスク上の電話機は日中ほとんど使われません。
また、取引先から電話があった際は、オフィスにいる社員が一次応対して外出先の社員に伝言をする必要がありました。
クラウドPBXでは、取引先からオフィスにかかってきた電話を、社員が携帯しているスマートフォンで直接受けることができるため、「電話の取り次ぎ業務」が不要になります。
そのため、テレワーク・在宅勤務の移行をスムーズに行うことができます。

電話線が不要

デスクの上に電話機を設置するということは、デスクの上まで電話機の配線をしなければいけないことを意味します。
電話機の増減やオフィスのレイアウトの変更が発生するたびに配線の変更が必要になります。
これは配線にかかるコストだけではなく、オフィスの景観を損なう側面もあり、多くの企業で課題とされてきました。
クラウドPBXでは、従来のビジネスフォン電話機ではなくスマートフォンやパソコンのソフトフォンが使用できるため電話機の配線は不要です。
また、オフィス内に無線LAN(Wi-fi)環境があればLAN配線も不要となり、オフィスの景観が改善されます。

会社の電話番号をオフィス外の担当者に転送可能

これまでは取引先からの電話はオフィスで応対するしかありませんでした。
なぜなら会社の電話回線はオフィスに引き込まれており、電話回線に接続された電話機はオフィスに設置するしかなかったからです。
しかし、クラウドPBXは電話回線も電話番号もオフィスではなくクラウド上で管理しています。
つまり、インターネット経由でクラウドに接続すればあらゆる場所で電話の応対が可能です。
外出先の従業員、サテライトオフィスでテレワーク中の従業員、在宅勤務中の従業員など、クラウドにアクセス可能なすべての従業員がオフィスという「場所」に囚われずに電話の応対をすることが可能です。

様々な設定変更に柔軟に対応

従来のPBX(ビジネスフォン)やIP-PBXは、移転やレイアウト変更、組織変更による内線番号の追加や変更が発生する場合は、その都度工事業社に作業を依頼する必要がありました。
クラウドPBXは、上記のような設定についてもブラウザ上からアクセスして変更を行うことが可能です。
社内にITの知識をもった社員がいれば、工事業社に依頼しなくても設定の変更を行うことができ、ITの知識がない場合でも工事業社は遠隔での作業で完結するため、工事手配にかかる日数や作業員の派遣コストなどを削減できます。
必要なタイミングに対して最短・最小のコストで運用が可能です。

従業員の多様なワークスタイルに対応

オフィス内や拠点間、外出の多い従業員への運用に限らず、昨今注目されているテレワークや在宅ワークなどの新しいワークスタイルにも柔軟に対応可能です。
また、クラウドPBXの提供会社によってはチャットなどのコミュニケーションツールや勤怠管理ツールなどを標準またはオプション機能として選択できる場合もあります。
社内のコミュニケーションシステムとして運用することで、コミュニケーションロスの防止につながります。

圧倒的なコスト削減効果

クラウドPBXは、PBX本体や電話機、電話線などのハードウェアを必要としないため、機器代金が発生しません。
ソフトウェアやアプリのライセンス代金で導入が可能なため、ハードウェア機器のリース代金や導入コストの大幅な削減が可能です。
また、設定変更などによる運用コストや、外出中の社員や拠点間で発生するコミュニケーションコストも大幅に削減できます。

クラウドPBXの問題点・デメリット

安定したインターネット環境は必須

インターネットを活用したサービスであるため、インターネット環境がなければ利用できないサービスといえます。
また、通話品質を維持するためには安定した接続環境が必要です。
オフィス内に敷設するインターネット回線の安定性だけでなく、社内のネットワーク環境(社内LAN環境)も必要になります。
電話機端末をスマートフォンで運用する場合は、社内の無線LAN環境(Wi-Fi環境)も気を付けたいポイントです。
スマートフォンの場合は、公衆回線での通信も可能なため、無線LAN環境がなくても利用は可能ですが、パケット通信コストが発生するため、コストを考えた場合は無線LANで運用したいところです。

セキュリティやプライバシー対策

場所を問わない運用が可能な反面、セキュリティやプライバシー保護に対するリスクがオフィス外に分散してしまうともいえます。
スマートフォンで運用する場合は、アプリ内の電話帳に掲載されている顧客情報へのプライバシー保護対策は必須です。
特に、社員のプライベート端末で運用(BYOD:Bring your own device)する場合は、従業員に対してガイドラインの制定を視野に入れた運用が好ましいといえます。
また、在宅ワーカーの自宅にあるパソコンを端末として運用する場合は、自宅のインターネットセキュリティ環境も重要なポイントとなります。
こうした課題や問題をトータルでサポートするサービスもありますので、検討をおすすめします。

クラウドPBXを選ぶ基準

サービスと提供する会社の信頼性

クラウドPBXは、その利便性とコストパフォーマンスの高さからサービスの提供会社が増えています。
機能や操作性、サポート体制や価格も様々ですが、重要なポイントは「電話サービスであることを忘れない」ということです。
不安定な電話サービスは、クライアントや取引先との信頼やビジネスの機会損失につながります。
また、不具合が生じた際にはダウンタイムにより従業員の業務効率やモチベーションを著しく下げるリスクがあります。
信頼のあるサービス提供体制とサポート体制を備えた会社のサービスを選ぶことが重要です。

必要な機能を満たしているか?

自社の業務オペレーションにはどんな電話機能が必要かを検討することが重要です。
「今使っているPBX(ビジネスフォン)に付いている機能だから」ではなく、「この機能は必須」、「この機能はなくても代替可能」、「こんな機能があればさらに便利」といった観点で電話オペレーションを分析しましょう。
従来のPBXにはない新しい活用方法やオペレーションによる業務効率向上のチャンスでもあります。
特に留守番電話やボイスメール、転送機能は業務効率と顧客満足度に関わる項目ですので、機能の有無だけでなく「どのような機能なのか?」をしっかり把握することが大切です。
また、同じ機能でも標準搭載のサービスとオプション機能となるサービスもあります。
これは運用コストに直結しますので、しっかり確認しましょう。

既存の電話番号での運用が可能か?

クラウドPBXを提供する会社の中には、収容する電話回線(電話会社)に制約がある場合もあります。
電話会社が変わることで電話番号が変わってしまうなどの事態は避けたいところです。
なるべく制約のないサービスを選択しましょう。

クラウドPBXについては、弊社でもSPICAというサービスを提供させていただいておりますので、ぜひお問い合わせください。

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