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テレワーク・在宅勤務には電話転送アプリの導入が便利

テレワーク・リモートワークのメリット

テレワークとは、「ICT(情報通信技術)を活用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」です。(※引用:厚生労働省「働き方・休み方改善ポータルサイト」)
「オフィス」や「就業時間」といった概念に囚われず、場所や時間を柔軟かつ有効に活用できる働き方として注目されています。
在宅勤務をはじめ、カフェなどオフィス以外の施設を利用したリモートワークを導入することで、育児や介護といった家庭環境の変化による負担軽減や、通勤時間・移動時間の削減による生産性の向上を実現します。
ワークライフバランスが向上することにより、ワーカーのキャリア形成を柔軟にし、社員のエンゲージメント向上や優秀な人材の定着率向上にもつながります。
さらに、社員がオフィス外で勤務することにより、オフィススペースや販売管理費の削減にもつながるだけでなく、地方や海外などの優秀な人材を積極的に雇用することも可能になります。
また、大規模災害や新型ウィルス感染などの有事の際に、在宅勤務を推奨することでワーカーの安全を守りながら事業停止リスクの回避が可能なため、BCP(事業継続計画)対策としての有効性も注目されています。
(※2020年1月のコロナウィルスによる国内感染拡大においては、IT各社の在宅勤務による取り組みが、テレワークのBCPにおける重要性を再認識する事案となりました)

テレワーク・リモートワークのデメリット

逆にデメリットとして考慮しなければならない要素は以下の通りです。

勤怠管理がしにくい

オフィス以外の場所で勤務することで、「出勤・退勤」の概念が「出社・退社」を基準とした考え方ではなくなります。これにより勤怠管理のルールやツールを新たに設定・導入する必要があります。

情報セキュリティリスク

カフェなどの公共スペースで勤務する際には、端末の紛失や画面ののぞき見による情報漏洩リスクに注意する必要があります。
また、個人端末の業務利用についても同様のリスクが伴いますので、企業としてセキュリティポリシーを策定し、テレワーク社員向けの就業規定として徹底させる必要があります。

社内コミュニケーションの低下

会議やミーティングだけでなく、情報共有においても「近くにいない」ことのデメリットがあります。特に日本では対面コミュニケーションが好まれますので、コミュニケーション量の減少によって想定される課題には対策の必要があると言えます。

顧客や取引先からの電話応対スピードの低下

オフィスの電話を利用することができないため、電話の取り次ぎなどのオペレーション負担が増加します。応対スピードが遅くなることで、取引先の満足度の低下にもつながりかねません。会社の信用に関わる課題となるため、もっとも対策を要するデメリットと言えます。

電話通信料

社外にいる社員との電話通信料も経費増となります。

テレワークの課題は電話の転送

上記のデメリットの中でもっとも対策が必要なのは「顧客や取引先からの電話応対スピードの低下」であると書きましたが、この課題を解決する鍵となるのは「電話の転送」です。
取引先からの電話を社外にいる社員に対してスムーズに転送できる電話システムが望まれます。

内線感覚で電話を転送できるアプリ、クラウドPBX「SPICA」

SPICA(スピカ)は、スマートフォンをビジネスフォンとして利用可能なクラウドPBXサービスです。
テレワークの導入における電話システムのリスク課題を解決し、ワーカーと顧客の満足度を最大限に向上させる新しいビジネス電話システムです。

テレワーク運用検討企業様に無償提供実施中

新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大に伴い、テレワーク運用を検討中の法人に対し、クラウドPBX(スマートフォン型ビジネスフォンサービス)「SPICA/CLOUD(スピカクラウド)」の無償提供を実施しています。

無償提供でのご利用条件
提供エリア:全国

無償提供期間:設置日の該当月の最大1か月間+翌々々月末までの3か月間の最大4か月間


クラウドPBXの無償提供について詳しくはこちら

社員のスマホが活用できます

社員のスマートフォンに公式無料アプリ「SPICA(スピカ)」をダウンロードすると、ビジネスフォンの電話機を模したデザインで、直感的に操作することができます。

外線電話の着信と転送ができます

会社の電話回線(代表電話番号などの03番号の固定回線)とスマートフォンはクラウドシステムを利用して連携します。
これにより外線着信をスマートフォンで応対することが可能となり、外出先はもちろん自宅やサテライトオフィスなどのテレワーク勤務先で、「まるでオフィスにいるかのように」電話の応対ができます。
また、オフィスで勤務している社員が電話を受けた場合には外線転送を利用することで、外出中の社員やテレワーク中の社員に取り次ぐことが可能です。

内線電話の保留転送ができます。しかも無料!

ビジネスフォンと同様に外線着信を内線転送することで外出先の社員やテレワーク中の社員に取り次ぐことが可能です。
電話を掛けた顧客や取引先は、用件のある社員が「まるでオフィス内にいるかのような」スムーズな電話応対を実現します。

クラウドPBX「SPICA」はテレワークのデメリットも解消します

電話帳の切り分けができます

SPICAアプリ内で単独の共通電話帳を持っているため、電話帳のビジネスとプライベートの切り分けができるだけでなく、顧客情報の漏洩リスク対策も可能です。
また、1台のスマホ端末でBYOD(従業員が私物の情報端末などを持ち込んで業務で利用すること)が可能になることで、会社用携帯の支給が不要となり、コスト削減につなげている企業もあります。

勤怠管理機能(オプション)

テレワークの導入における大きな課題といえる勤怠管理。SPICAでは、クラウド上での出退勤管理サービスが利用できます。テレワークにおける不正防止ができ、業務の効率化を支援します。

チャット機能

テレワークにおける社内コミュニケーション不足を解消します。また、内線通話でありがちな「不在着信による効率低下(在席確認・再連絡によるダウンタイム)」の解消にもつながります。

FAXのPDF転送

事務所に届いたFAXをPDFに変換して転送が可能です。
メールだけでなくFAXも時間と場所を問わずに対応可能となり、ビジネスチャンスを逃しません。

ほかにも便利な機能があります

海外利用

Wifiが使用できる場所であれば海外でも使用可能。国内・海外間の通話も内線化し、通話無料に。
※通話環境などにより使用できない場合がございます。

全通話録音 ※オプション

外線通話に対する全通話録音を行い、社内のLAN上のPCから録音データの確認、削除、バックアップ等が可能です。

クラウドPBX「SPICA」の利用料金

月額基本料金
3,500
プラン ID数(台数) ID単価 サーバー側
初期費用
エントリープラン 1~10 350 29,800
スタンダードプラン 11~30 300 39,800
プレミアムプラン 31~50 250 49,800
オプション項目 月額費用 初期費用
SPICA/アダプター※ISP込 1,500 19,800
050TEL番号 580 500
050FAX番号 1,000 1,000
0120番号 1,000 1,000

※ID数51~は別途ご相談となります
※事務所内の「光インターネット手配、配線工事、設定パック」もご用意しております。
※「スマホでビジネスホンの設定おまかせパック」もお客様のご利用環境に合わせてご用意しております。
※料金表の料金はすべて税別となっております。
※ スマホでビジネスホンの「あんしん保守プラン(任意)」もご用意しております。

クラウドPBX「SPICA」の導入方法

STEP1 お問い合わせ・ヒアリング → STEP2 最適な電話回線の選定・ご提案 → STEP3 電話番号・インターネット申請を代行手配 → STEP4 設定・アフターフォロー

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