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会社設立・オフィス開設時の電話導入について

株式会社メガ 電話コンシェルジュのプロフィール

こんにちは。株式会社メガ 電話コンシェルジュの宮川です。
「オフィス電話回線NAVI」をご来訪いただき、誠にありがとうございます。
私は約15年に渡り、法人のお客様の通信ITコンサルタントとして、通信及びインターネット環境の構築・最適化のお手伝いをさせていただいて参りました。
その経験を生かし、「オフィス電話回線NAVI」コンシェルジュとして急速に進化する電話サービスと、多様化する企業様の通信環境に向き合い、一人ひとりのお客様にとって最適な通信環境をご案内・ご提案させていただきます。

法人に固定電話番号は必要?

スマートフォンやIP電話が普及したことにより、従来の固定電話の使用頻度は確実に低くなっています。
そのため、「使わない電話回線にコストをかけたくない」とお考えの方も多いのではないでしょうか?
しかし法人の場合、電話番号は「連絡先」という用途の他に、「社会的信用」を示す項目のひとつであると言えます。
現在は、携帯電話(090、080、070)やIP電話(050)など、様々な電話番号が存在し、法人設立の際は必ずしも固定電話番号(03)でなくても手続きは可能です。
しかし、ホームページや名刺に記載されている電話番号が、携帯電話や050などで始まるIP電話の番号だった場合、お客様は安心してお問い合わせやご連絡をいただけるでしょうか?
また、創業間もないスタートアップ企業様の場合は、銀行融資や各種審査、新規取引先開拓においても同様です。
「たかが電話番号」と思われるかもしれませんが、電話番号ひとつで社会的信用が得られるのであれば、是非とも固定電話番号(03)の取得をおすすめします。

オフィスで電話を使うために必要なもの、必要なこと

オフィスで電話を使うためには、大きく分けて以下の3つが必要になります。

  • 電話番号
  • 電話回線(通信回線)
  • 電話機(通信機器)

そして、この3つそれぞれについてサービスが進化・多様化したことで、ユーザーには多くの選択肢が生まれています。
逆に言えば、「自社にとって何が最適か?」の判断が非常に難しくなっていると言えます。
規模や人数、業務内容だけでなく「どのような流れで仕事を進めていくのか?」「どういったユーザーをターゲットにしているのか?」「電話でアプローチするのか?問い合わせを受けるのみか?」など業務の運用手法や特性によって選択するサービスは変わってきます。
申し込みや手続きも当然大切ですが、自社のフローをしっかりと把握・分析しておくことも大切です。

電話契約の種類と電話番号の取得方法

①NTT加入電話

NTT各社(東日本・西日本)への申し込みにて契約可能です。
一般的に電話加入権と呼ばれている「施設設置負担金(¥36,000+税)」と「契約料(¥800+税)を支払い、電話回線の契約と電話番号の取得を行います。
(※現在は、加入権の購入が不要なライトプランもございます。)
加入電話の利用には、毎月の基本料金、転送電話などのオプションサービス料金(任意契約)、通話料金が発生します。
また、NTT加入電話にはアナログ回線(加入電話)とISDN回線(INSネット64)の2種類があり、アナログ回線は1回線1通話、ISDN回線は1回線で同時2通話が可能です。
加入電話の基本料金が1回線あたり約¥2,500なのに対し、INSネット64は約¥3,500で2通話可能ですので、「電話とFAX」や「複数人での同時通話」などの同時複数通話の運用が必要な法人には、INSネット64がお得と言えます。
電話番号についても、オプションで電話番号追加サービスを申し込むことで、複数取得することができ、FAX番号や直通電話などの運用が可能になります。
複数の電話回線をグループにまとめてひとつの電話番号で運用する「代表機能」も多くの法人で利用されているサービスのひとつです。
しかし現在は、インターネット技術・IP電話技術の進歩とスマートフォンの普及によって利用者が減少傾向にあります。

②光IP電話

光IP電話は、IP電話と同じインターネット回線を利用して通話を提供するサービスですが、大容量で高速通信が可能な光回線を使用することにより加入電話と同等の音声品質を持つことから、総務省より固定電話番号(03)の使用が許可されたIP電話サービスです。
NTT東西が提供する『ひかり電話』が有名ですが、現在は複数の事業者が光IP電話サービスを提供しています。
光IP電話サービスを提供するNTTをはじめとした通信事業者やインターネット事業者への申し込みにてインターネット回線の敷設、光IP電話サービスの契約、電話番号の取得が可能です。
インターネット回線を利用していますので、別途電話回線を契約する必要がなく基本料金等のコストが削減でき、通話料金も加入電話に比べて安く設定されています。
同時通話可能数や電話番号数の選択肢も多く、オプションサービスについても加入電話と同等のサービスが利用できます。
スタートアップの法人から大企業まで幅広く網羅できるサービス内容で展開されており、加入電話と同等の品質と信用性をもちながらコスト削減が可能なサービスです。
現在最も多くの法人で導入または導入が検討されている電話回線サービスではないでしょうか。

③IP電話

IP電話はインターネット回線を使って通話を提供するサービスで、050で始まる電話番号で展開されています。
IP電話サービスを提供する通信事業者にて申し込み契約が可能です。
大手通信事業者だけでなく、ISP(インターネットサービスプロバイダー)各社が、インターネット接続サービスのオプションプランとして提供している場合も多く、非常に安価に通話サービスを利用できます。
また、同一通信事業者間での050通話は料金が無料になるため、通話コストの削減効果は大きいと言えます。法人向けにサービスが提供された当初は、拠点間通話のコスト削減ツールとして非常に注目されました。
しかしコストが安い反面、光IP電話に比べて通話品質があまり高くないことや、110や119、0120などの番号へ発信ができないなどの制約もあり、オフィスの電話回線を050のIP電話のみで運用することは、現実的には避けた方がよいかもしれません。

④050IP電話アプリ

③でご紹介したIP電話サービスをスマートフォンにアプリをダウンロードすることによって展開されるサービスです。
お手持ちのスマートフォンにアプリをダウンロードすることで利用可能です。
サービスを提供する会社によって、基本料金や通話料金の設定に違いがあります。
スマートフォン1台で、携帯番号と050番号を利用できるため、フリーランスの個人事業主や創業間もない法人でほとんど外出しているような方には、非常に便利なツールと言えます。
しかしIP電話サービス同様、非常に低コストで通話サービスを利用できますが、アプリのためスマートフォンの通信環境に大きく作用される点や、サービスの継続性(※ここ数年でサービスを停止したアプリもいくつか存在します)、110や119などの1で始まる3桁の番号へ発信ができないなどの制約があり、法人での運用にはしっかりとした検討が必要です。
法人規模にもよりますが。従業員に個人携帯を使用させている法人が、名刺に個人携帯を記載するのではなく「直通番号」として050IP電話アプリの番号を記載し、従業員のプライバシーを保護しながら業務効率をあげるといった運用に向いているのではないでしょうか。

法人向けにおすすめの電話回線

ひかり回線(ひかり電話)

固定電話番号(03)での発着信が可能で、既設の加入電話の番号をそのまま移行することも可能です。
加入電話と比べ1通話あたりの基本料金も安く、事業拡大に伴う通話数の増加も低コストで対応できます。また、通話料金もIP電話料金が設定されているため、通話コストの削減も可能です。

おとくライン

ソフトバンクが提供する加入電話サービスで、NTTと比較して基本料金、通話料金ともに割安です。
また、定額オプションに加入することで、ソフトバンク携帯電話との通話が無料になることが大きな特徴です。過去には、外出先の社員携帯への業務連絡による通信コストを削減するサービスとして多くの法人が導入しました。

クラウド回線

楽天コミュニケーションズが提供する電話回線サービスで、固定電話番号(03)をクラウド上で管理することにより、スマートフォンで固定電話番号(03)を利用可能にしたサービスです。
基本料金・通話料金ともに非常に安いコストで利用できます。
既存の加入電話の番号を移行することはできませんが、東京23区共通で利用可能な03番号が発行されるため、23区内の移転であれば電話番号の変更が不要であることも特徴です。
また、クラウド運用のため建物内に電話線やインターネット回線の引き込み工事も不要です。

固定電話とスマホ、どちらがいい? 徹底比較

さて、それではオフィスでは固定電話とスマホ、どちらを選べばよいのか? それぞれのメリットとデメリット、機能の比較、価格の比較など、様々な角度から検証してみたいと思います。

スマホで固定電話番号が取得できるクラウドフォン

クラウドフォンという言葉を初めて聞いた方もいらっしゃると思います。
クラウドフォンと従来のビジネスフォンの違いを簡単にご説明します。

ビジネスフォンとは?

ビジネスフォンと一般の電話機(家庭用電話機)の大きな違いは、PBX(交換機・主装置)の有無です。
一般の電話機は、電話機本体に電話回線を接続して使用します。コードレス(子機)が付属している商品も多く存在しますが、通常は本体(親機)と子機のどちらか片方での通話となります。(※ISDN回線用のデジタル電話機を除く)
ビジネスフォンの場合、複数の電話機がPBXに接続され、PBXが内線の取り回しなどを制御しています。
また、複数の電話回線をPBXに接続することで、複数の電話回線(通話)を複数の電話機で運用することができます。
昨今のビジネスフォンには、PBXに共通電話帳や留守電機能、転送機能などの機能を持たせることで、法人の電話業務の利便性を高めています。

クラウドフォンとは?

ビジネスフォンのPBXにあたる機能をクラウド上に設定し、インターネット経由でスマートフォンのアプリもしくはパソコンのソフトと接続することで、ビジネスフォンと同様の運用を可能にした新しい電話サービスです。
PBXがクラウド上にあり電話機端末もスマートフォンやパソコンを使用するため、オフィス内にPBX本体を設置する必要がなく、電話機端末への物理的な配線も必要ありません。
また、PBXをクラウド化することで、ビジネスフォン以上の機能拡張性があり、より利便性の高い運用が可能です。(※クラウド上での運用に不安のある方向けに、IP-PBX機器を設置して占有する方式もございます。)
IP電話アプリと似ているイメージがありますが、IP電話アプリが050番号での運用なのに対して、クラウドフォンは固定電話番号(03)での運用が可能です。
FAXについても、受信したFAXをPDFファイルに変換してスマートフォンやPCに転送するため、リアルタイムでペーパーレスなFAX運用を実現しています。
つまり、ビジネスフォン同様に固定電話番号(03)での同時複数通話を実現しながら、ビジネスフォンでは実現できなかった物理的な機器設置スペースの削減、電話機配線のないスッキリとしたオフィスの実現、スマートフォン運用による外出先での固定電話番号(03)による発着信運用やFAX受信、拠点間内線運用、テレワークやノマドワークへの対応などが可能です。
昨今の多様化するワーカー需要に対応したサービスと言えます。

従来:主装置から電話機へ

電話機ごとに配線が必要。
使う人の数だけ電話機が必要。

SPICA:クラウドからスマホへ

電話配線が必要ありません。
スマホを電話機代わりに使えます。

固定電話を格安で入手するならリースか中古がおすすめ

リースでの導入メリット

リース契約とは、対象となる物件を購入するのではなくリース会社から長期間借りて利用する契約のことです。
ビジネスフォンを導入する際には、機器代金や工事代金で現金支出が発生しますが、リースを活用することで現金支出を抑えることができます。また、月々のリース代金は経費で計上できるため、キャッシュフロー上のメリットもあります。
月々の支払いとなるため、割賦契約のような分割支払いでのイメージですが、物件の所有権はリース会社にあるため、資産計上や減価償却の手続きは発生しません。また、リース契約には動産保険が付与されているため、落雷など万が一の故障にも対応が可能です。(※保証内容の詳細はリース会社の契約内容をご確認ください。)
現金で購入するか?リース契約を活用するか?は会計処理上の考え方(担当の税理士・会計士の考え方)で変わってくるとも言えますが、多くの法人がリース契約で導入しているのが実状です。

中古ビジネスフォン導入のメリット

中古ビジネスフォンの最大のメリットは、なんと言っても価格の安さです。
新品ビジネスフォンの約5分の1程度の価格で販売されています。
設置工事配線工事は別途発生しますが、導入コスト全体で見れば、間違いなく安価での導入が可能です。
また、近年は操作マニュアルなどがネット上で公開されている商品も多く、機能や使い方などで困った際の対処法がすぐに入手できます。
ビジネスフォンの法定耐用年数は10年間と非常に長期間使用できる商品のため、中古品も年単位で長期間使用することができます。中古品のため故障時の保証等がない場合がほとんどですが、一般的な法人の電話利用には十分に対応可能です。

新品
メリット
故障の心配が少ない、最新機能が利用できる。リース購入が可能
デメリット
中古に比べて割高
中古
メリット
新品に比べて割安
デメリット
故障時に部品がそろわないことがある

機能比較

横スクロールでご覧いただけます。

機能 クラウドフォン ビジネスフォン
保留機能
電話の転送
共通電話帳の利用
スマートフォンの内線利用
外出先での会社の電話番号で発着信
パソコンをビジネスフォンとして利用
社員間・拠点間の無料通話や電話取次

価格比較

横スクロールでご覧いただけます。

  クラウドフォン(SPICA) ビジネスフォン
本体価格 無料(スマートフォン別途) 約30万円〜(PBX+電話端末)
オプション価格 0円〜 (PBX機器構成に含む)
その他費用 アプリライセンス費250円〜
工事代金 クラウド初期設定費のみ PBX及び電話機配線・設定工事

クラウドフォンSPICA

クラウドフォンSPICAは私どもが提供するお持ちのスマートフォンをビジネスフォンとしてご利用いただけるクラウドフォンサービスです。
公式無料アプリ「SPICA(スピカ)」をダウンロードしていただくと、ビジネスフォンの置型電話機を模したデザインで、直感的に操作することができます。
低コストで煩雑な導入手続きなく、お手持ちのスマートフォンで固定電話番号(03)をフレキシブルに活用いただけ、高いコストパフォーマンスと業務効率向上を両立できる法人向け電話サービスです。

クラウドフォンSPICA6つのポイント

クラウドフォンSPICAのメリット

オフィス・事務所に電話を設置するには?

オフィスに電話設備を設置する際は、以下の3つのポイントに沿って進めていきます。

  • 電話設備のプラン決定
  • 電話回線、電話番号の手配
  • 電話機の手配

お客様が電話をご利用いただくにあたって、ご要望の条件や利用シーンに合わせて最適なプランを構築することが大切です。
必要な電話番号数(代表番号、FAX番号、各直通番号など)、電話機の台数(置き型、コードレス、スマホなど)、想定される電話発信・着信のボリューム(テレアポ、コールセンターなど)、想定される発信先(長距離通話・海外通話・携帯への発信など)、内線通話・拠点間通話・外出している従業員への通話のボリュームなど、電話設備を効率よく、最適なコストでご利用いただく上で、考慮に入れるべき内容は多岐に渡ります。ここでのプランニングが、導入後の業務効率や基本料金・通話料金などの運用コストを非常に大きく左右しますので、十分なシミュレーションと検討が必要です。

プランが決まったら、電話回線・電話番号・電話機の各種手配を行います。
電話回線会社、電話機メーカー、電話機工事会社を取りまとめ、電話設備開通の段取りを行いますが、各社発注から納品までのタイムスケジュールが異なるため、工程管理がポイントになります。
特に年末や年度末は、電話回線会社も電話機メーカーや電話工事業者も繁忙期になるため、回線開通や電話機の納品に想定よりも多くの日数が掛かるケースがありますので注意が必要です。事前に公表していた日付に電話が開通しないなどのトラブルは、ビジネスの信用に直結しますので避けなければいけません。
一般的には、電話回線が開通した後に電話機設置工事を行います。電話機設置工事が完了した後の日付を、電話開通日として公表していただくのが安全です。
また、導入後のアフターフォローの有無もしっかりと検討しておく必要があります。
前述のように、電話設備は電話回線会社と電話機の組み合わせで構成されています。
万が一、電話が繋がらないなどのトラブルの際、どこに原因があるのか?どうすれば復旧できるのか?をお客様ご自身で見つけることは非常に困難です。電話の不通は、信用面でも機会損失の面でも大きなダメージと言えます。
たとえ「万が一」であっても、こうしたトラブルをいち早く解決するため、専門家によるアフターフォローは必須と考えておくべきでしょう。

STEP1 お問い合わせ・ヒアリング → STEP2 最適な電話回線の選定・ご提案 → STEP3 電話番号・インターネット申請を代行手配 → STEP4 設定・アフターフォロー

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